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Comunicare chiaramente non è solo prerogativa nelle vendite ma è alla base del lavoro di squadra. Ognuno deve essere in grado di esporre la propria idea in maniera chiara, anche durante la presentazione del progetto tecnico, in modo da evidenziare i vantaggi che il gruppo ed il cliente avranno dalla messa in pratica di questa idea.
Solitamente tendi a focalizzarti prima sul dettaglio tecnico e poi sulle prestazioni generali o viceversa? Scegliere il secondo approccio può fare la differenza nella catena complessiva.
Come puoi fare la differenza nella progettazione?
Quanto cambia partire da una visione generale e, solo in seguito, scendere nel dettaglio? Facciamo un esempio con una forma specifica. Una forma diversa potrà:
- ridurre il volume di spedizione riducendo il costo del trasporto;
- ottimizzare lo spazio del magazzino;
- semplificare le operazioni di imballaggio;
- abbassare il costo finale per la nostra azienda
- fornire un plus al cliente finale, in quanto riduciamo anche a lui lo spazio occupato
- velocizzare le consegne
Una singola fase può essere anche maggiormente onerosa vista singolarmente: dobbiamo avere la predisposizione e l’onestà intellettuale di valutare ciò che ci viene richiesto puntando all’obiettivo finale.
Quello che può fare la differenza, e agevolare tutto il percorso di progettazione, è riuscire a comunicare in modo chiaro trasparente con tutte le risorse coinvolte nel progetto tecnico.
KPI, numeri e comunicazione: essenziali per la progettazione
Non ci può essere comunicazione tecnica efficace senza numeri. I potenziali vantaggi derivanti dalle scelte devono essere stimati e misurati in qualsiasi momento. Ed è per questo che, all’inizio del processo, ogni progettista che si rispetti dovrebbe definire i KPI: Key Performance Indicator.
Sono un insieme di valori che ci consentono di misurare le prestazioni di un’attività o di un processo durante tutta la durata del progetto. Non solo alla fine, come qualcuno è abituato a fare, ma anche durante l’esecuzione delle attività, per vedere se sei in linea con quanto hai previsto nel tuo viaggio verso la meta.
Attenzione: da non sottovalutare il fatto che nella comunicazione i numeri devono essere interessanti non solo per noi ma per i nostri interlocutori! Dobbiamo catturare la loro attenzione e ottenere la loro approvazione. Perciò, oltre ai dati più tecnici, che saranno utili a noi nell’ideazione, nel disegno tecnico o nel dimensionamento, sarà necessario fare un sunto dei valori essenziali per gli interlocutori.
Così, la comunicazione sarà cristallina: potranno utilizzarli rapidamente come input per sviluppare l’analisi del loro processo.
Presentazione del progetto tecnico: ecco le 5 dritte per arrivare dritti al punto
Dopo aver definito l’idea, i KPI e aver mosso i primi passi nel nuovo progetto, si arriverà al checkpoint. In questo momento del progetto tecnico, la comunicazione è ancora più importante. Ecco quindi i consigli che mi sento di darti:
- Dovrai comunicare quanto fatto: il tuo cliente dovrà essere aggiornato in modo esaustivo su ogni singola fase compiuta.
- Attenzione, però, non inserire troppi dati tecnici, non è lì che deve essere posta l’attenzione. Pochi dati, ma significativi, basteranno per trasmettere l’efficienza della tua macchina.
- Occhio a quello che fa il tuo interlocutore: se comincia a guardarsi attorno, a giocherellare con la penna, a guardare fuori dalla finestra… forse la tua presentazione è un po’ noiosa. Pochi dati rilevanti, intervallati da immagini, manterranno alta l’attenzione.
- Una volta che avrai reso la tua presentazione accattivante, non dimenticarti di evidenziare i vantaggi del progetto tecnico che stai presentando. Sono quelli che convinceranno il tuo pubblico! (Pubblico… si fa per dire!)
- Lascia un po’ di tempo per le domande: ti daranno un feedback immediato su com’è andata la presentazione. Capirai se qualche punto è stato poco convincente e come aggiustare il progetto tecnico.
Questo non significa nascondere dei dati o manipolarli, ma evidenziare quelli interessanti e utili per chi ci ascolta. Lo scopo della nostra comunicazione non è la vanità: a chi ci sta ascoltando non importa quanto bravi siamo o quanti numeri incomprensibili riusciamo a sparare a raffica.
Se chi ci ascolta non capisce non potrà mai dirci di sì, né tantomeno prendere in considerazione quello che diciamo. Non solo, se so che una persona parla un linguaggio a me incomprensibile, difficilmente riuscirò a scambiare le mie idee.
Progettazione meccanica: anche la sintonia ha le sue ragioni!
Non serve stare simpatici: si parla di sintonia lavorativa. Creare un rapporto collaborativo, trasparente e proattivo con il cliente ha i suoi vantaggi. Entrare in sintonia vuol dire avere feedback sinceri: ci aiuta a ricevere alcune indicazioni preliminari di massima, oppure ottenere un parere o qualche consiglio da un punto di vista diverso dal nostro.
In questo modo capiamo subito se il progetto è interessante: saranno nuove idee da poter sviluppare insieme, perplessità da analizzare e sulle quali argomentare. La sintonia ti aiuterà a “parlare la stessa lingua” dall’idea al prodotto: fin dall’inizio sarete entrambi parte integrante del progetto stesso, i principali sostenitori di ciò che state progettando.
Lavorare in modo trasversale, senza allontanarsi dalla prestazione tecnica
Utilizziamo solo i numeri che conosciamo e che sono propri della nostra competenza. Se da progettisti, ad esempio, analizziamo la concorrenza, fermiamoci al confronto sulle prestazioni tecniche.
Dobbiamo ragionare in modo trasversale ma non oltrepassare il nostro confine: non entriamo nel campo economico se non ne siamo sicuri e, se proprio dobbiamo farlo, assicuriamoci di aver avuto il supporto da quella parte del gruppo – il commerciale – che ci può dare i numeri dei quali lui è padrone.
Sono Socio e General Manager di Kreacta, un brand di 10 i cube srl. Ho svolto in più occasioni il ruolo progettista meccanico e responsabile di prodotto in importanti aziende nel settore delle macchine utensili e della Ricerca Scientifica. Opero da oltre trent’anni nella progettazione meccanica e nella consulenza industriale, con esperienze anche nei settori di sviluppo del software, piattaforme web, realtà virtuale ed aumentata e sistemi interattivi.